Handige software voor online ondernemers

Online ondernemen met handige software

Als online ondernemer bedoel ik ook echt online ondernemen, daar hoort ook handige software bij die het mogelijk maken om overal ter wereld te werken. Om projecten soepel te laten verlopen, slim samen te werken en uitgebreide analyses te maken is online software echt een must have als je het mij vraagt.

Ja dat kost geld maar levert je ook veel op, althans een flinke tijdsbesparing en een online bedrijf dat schaalbaar is en overal ter wereld gerund kan worden. En dat is precies wat wij beogen met ons nieuwe initiatief marketing around the world.

Online samenwerken met klanten via Basecamp

Laten we beginnen bij het begin en dat is het samenwerken met klanten. Een groot probleem is in mijn ogen de mailbox, een pain in the ass. Dagelijks een grote toestroom aan nieuwe mails en iedereen wil iets van je. Om dit enigzins te laten stroomlijnen en overbodige mails te elimineren gebruiken we Basecamp. Basecamp is een projectmanagement systeem van het bekende bedrijf 37signal met hun unieke filosofie over software die wij erg waarderen.

Het belang is dat een systeem gebruiksvriendelijk is en iedereen er snel en eenvoudig mee kan werken. Wel zo handig als je op deze manier met klanten gaat samenwerken.

Wat kun je met Basecamp als projectmanagement?

Voor iedere klant wordt een project aangemaakt in Basecamp. Daar zetten we TODO’s in en kan er onderling samengewerkt worden. Dat is wel zo makkelijk als een project niet alleen door mij wordt uitgevoerd. Voor de projecten die wij oppakken met klanten is er niet alleen een online specialist betrokken maar ook designers en programmeurs schakelen we in voor specifieke onderdelen.

En dat is precies waar de meerwaarde ligt in mijn ogen. Niets is vervelender om iedere keer weer een heel project over te dragen en uit te leggen wat er allemaal speelt en waar de benodigde bestanden te vinden zijn. Nee er wordt gewoon een nieuw account aangemaakt in het project van de klant en er is direct toegang tot alle correspondentie en benodigde documenten.

Wat ik zelf erg handig vind is dat je de correspondentie van elkaar kunt zien en kunt meedenken zonder dat je voor iedere mail iedereen in de CC hoeft te zetten. Basecamp is de digitale online map waar alle documentatie, bestanden, discussies en TODO’s instaan. Dat is wel zo handig als iedereen ziet wat er moet gebeuren en hoe het er voor staat. Ook dit voorkomt weer de emails als “hoe staat het ervoor?”.

Naast dat we voor klanten werken exploiteren we zelf ook meerdere online concepten waarbij we samenwerken met online experts / freelancers overal ter wereld, ook die worden beheerd in Basecamp.

Inzichtelijk en eenvoudig uren tracken met Tickspot

Zelf vind ik het prettig om te weten hoeveel tijd iets kost. Een urenregistratie is daarbij van groot belang waarvoor wij Tickspot gebruiken. Vaak kost iets toch meer tijd dan in eerste instantie is gepland. Het is dan goed om bewust te zijn waar de meeste tijd in gaat zitten om daar een volgende keer van te leren. Dus niet alleen om tijd te tracken voor klanten maar ook om beter te worden in het schatten van benodigde tijd.

Ook is het belangrijk dat klanten zien waar je mee bezig bent en wat de voortgang is van de dag. Met een uren tracking systeem is dat voor iedereen duidelijk. Wij houden van open en eerlijk met de klant samenwerken. Als jij ons per uur betaald voor werkzaamheden dan is het wel zo prettig dat je weet waar de uren aan besteed zijn.

Ik vind het belangrijk dat een uren systeem naadloos aansluit op bestaande projecten en online bezigheden. We hebben daarom meerdere systemen getest en uitgeprobeerd waarbij er 1 opviel om zijn simpelheid en een integratie met Basecamp. We hebben daarom gekozen voor Tickspot waarbij na synchronisatie tussen Basecamp en Tickspot de uren in Basecamp bijgehouden kunnen worden. Je hoeft dan niet meer iedere keer te switchen van accounts maar houdt alles centraal. Ook is dat voor klanten handig zodat zij binnen Basecamp de tijdsbesteding kunnen inzien.

Bij Tick kan er gekozen worden voor het tracken van uren op projecten met daarbij een eigen notitie of om uren te tracken bij specifieke todo’s.

We zijn door het bijhouden van uren altijd op de hoogte van de voortgang en of uren voor klanten zijn gemaakt en of projecten binnen budgetten lopen of een uitloop kennen. Liever tijdig inzicht dan na enkele maanden erachter komen dat een project finaal uit de uren loopt.

Email verwerken met Gmail

Onze voorkeur gaat uit naar Gmail boven outlook. Waarom? Omdat het handig samenwerkt met de software die wij gebruiken. Je ziet binnen de IT en Amerikaanse software vaak fronten en partijen die met elkaar samenwerken. Het is de kunst om een richting te kiezen en daarbij de software de software die kan koppelen met de tools die jij gebruikt.

Snel even bellen met iemand aan de andere kant van de wereld met Skype

Skype is iets dat ik veel gebruik als online ondernemer. Ik heb het eigenlijk altijd open staan zodat ik snel kan schakelen, ook met meerdere freelancers waar ik mee samenwerk. Het is vaak handiger om even te chatten dan heen en weer te mailen. Iets waar ik echt een hekel aan heb is emailen. Met Skype combineer je chatten met bellen en video bellen zodat je altijd contact hebt. Het grote voordeel van Skype is dat bijna iedereen het gebruikt en het een redelijke stabiele verbinding heeft overal te wereld. En je betaald er ook geen cent voor als je de basis producten blijft gebruiken.

Mijn Chromebook is mij heilig

Ik denk dat ik een van de eerste was met een Chromebook. Een simpele laptop wat eigenlijk alleen werkt als ik online ben. Als online ondernemer heb ik echt geen mallemoer te zoeken achter mijn computer zonder internet. Deze computer start supersnel op, heeft nooit problemen en wordt alleen maar sneller na het downloaden van nieuwe Google updates en kost geen drol.

Het enigste nadeel is dat er op een Chromebook geen Skype gedraaid kan worden en daarom draaien we nu een test met Google hangout als vervanging van Skype. Weet jij hier wel een oplossing voor dan horen we het graag?!

Contactgegevens overzichtelijk beheren via het Highrise CRM

Je spreekt als ondernemer veel personen en komt meerdere mensen tegen. Het is dan wel zo handig dat je deze gegevens overzichtelijk beheerd en niet iedere keer hoeft te zoeken naar contactpersonen. Shit ik kan het nummer niet meer vinden of waar is dat mailadres nu weer, was iets dat mij voordat ik een CRM gebruikte veel voorkwam. Nu werk ik al enkele jaren vol tevredenheid met het CRM van Highrise en het begint steeds beter te werken naarmate het wordt aangevuld en groter wordt.

Naast dat ik graag zeer gestructureerd werk tot het autistische aan toe ben ik ook een grote chaoot. Een CRM helpt mij bij het structureren van de vele contactpersonen binnen mijn netwerk.

Wat doet Highrise dan precies aan contactenbeheer?

Naast het opslaan gegevens zoals een telefoon nummer en email adres en andere gegevens bij contactpersonen koppel je personen aan bedrijven. Je ziet dus binnen een bedrijf al heel snel of je meerdere contactpersonen hebt. Erg handig om op deze manier bij een bedrijf binnen te komen.

Ook wil je een profiel opbouwen omtrent een persoon. Je wilt weten wanneer je voor het laatst contact hebt gehad en welke belangrijke afspraken zijn gemaakt. Bij Highrise kun je alle afspraken eenvoudig koppelen aan een persoon.

Als je dus samenwerkt met meerdere personen zie je dus ook snel van je collega’s welke afspraken er lopen bij contactpersonen. Wel zo handig als je collega bijvoorbeeld ziek is of een contactpersoon je belt. Je weet dan precies wat er speelt.

Een CRM is dus niets meer dan het beheren van contactpersonen en belangrijke afspraken loggen. Daarnaast kun je eenvoudig samenwerken met collega’s en ook hierbij zijn gegevens makkelijk over te dragen.

Misschien werk jij nog wel samen met je collega’s via een excel sheet maar dat is echt niet meer van deze tijd en heeft ook zeker niet de mogelijkheden van een krachtig CRM systeem zoals Highrise wat ook tevens is gebouwd door 37signals.

De missing link tussen email beheer, CRM en contact gegevens op je mobiel

In mijn optiek moet software voor je werken en niet andersom. Je wilt voorkomen dat je nog handmatig gegevens van het ene systeem moet overzetten in het andere systeem. Ik heb dus lang gezocht hoe alle gegevens aan elkaar gekoppeld konden worden. De oplossing heb ik gevonden in Piesync voor Highrise.

Dit is een extentie binnen Gmail die alles voor mij aan elkaar koppelt. Als ik een mail ontvang van een persoon die in mijn CRM staat zie ik direct alle contactgegevens van diegene en gemaakte afspraken in mijn Gmail inbox (ik hoef mijn mail dus niet te verlaten).

Vele mensen werken binnen Gmail met een mappen strucutuur. Piesyns maakt het mogelijk om belangrijke emails direct te koppelen aan het contactpersoon binnen Highrise CRM en dat met 1 simpele klik.

Ook zorgt deze handige extentie ervoor dat contacpersonen worden gesynchroniseerd met mijn Google contacts en die sync ik weer met mijn mobiel. Als ik dus een contactpersoon opsla in het CRM of mobiel wordt het altijd overal zichtbaar. Ik hoeft dus niet wijzigingen dubbel door te voeren.

Factureren en offertes versturen met Moneybird als boekhoudpakket

Ja je ziet het vaak dat bedrijven onhandig en ouderwets contracten en factureren per post versturen. Dat is ook niet meer van deze tijd en ook nog eens onhandig. Een administratie moet je online voeren zodat je overal ter wereld inzicht kunt hebben hoe de zaken ervoor staan.

Financieel inzicht in je bedrijf is zeer belangrijk. Een administratie voer je niet alleen omdat het moet maar ook omdat het je inzicht geeft hoe je bedrijf ervoor staat. In mijn optiek is de administratie cruciaal om op te sturen. Je wilt dus graag op ieder moment inzicht hebben hoe je er financieel voor staat en niet aan het eind van het jaar van je accountant horen of je het goed of slecht hebt gedaan.

In mijn ogen is Monybird het beste administratie pakket op de Nederlandse markt omdat het super gebruiksvriendelijk is en er een vakkundig team achter de schermen continu bezig is met het verbeteren van de software.

Het systeem biedt mogelijkheden om online factureren te sturen, offertes te sturen die online geaccodeerd kunnen worden en koppelingen met Ideal en Paypal (handig bij internationaal werken).

Mocht je eens een klant hebben die niet wil betalen dan heb je een mooie online documentatie opgebouwd en kun je het met 1 klik doorzetten naar de incassodienst WantMyMoney. Nee dit is nooit leuk als dat moet, maar helaas soms noodzakelijk.

Nooit meer wachtwoorden vergeten dankzij Lastpass

Zelf beheer ik letterlijk voor honderden websites en klanten wachtwoorden. Dit zijn er teveel om te onthouden en allemaal hetzelfde wachtwoord is onveilig. Mijn wachtwoorden bestaan gemiddeld uit 20 tekens en inloggen kan ik uitsluitend met Lastpass. Zonder deze online tool kom ik niet eens in mijn eigen mailbox!

Dit is een dienst waarbij je via hun software beveiligd kunt inloggen. Zelf bestaat de mogelijkheid om via een speciale stick in te loggen zodat je alleen kunt inloggen met het juiste wachtwoord i.c.m. de usb. Wel zo handig als je werkt vanuit het buitenland en een keylogger heeft je wachtwoord onthouden in het internetcafé. Er kan dus nooit misbruik worden gemaakt van je data omdat alles beveiligd is. Ook bestaat er de mogelijkheid om wachtwoorden via Lastpass te delen met externe zodat zij kunnen inloggen zonder dat ze inzicht hebben in het wachtwoord. Dit is erg handig als je ook samenwerkt met mensen buiten je werk.

Lastpass stelt mij dus in staat om veilig honderden wachtwoorden te beheren zonder dat met het gedoe zit dat je via de website weer een nieuw wachtwoord moet aanvragen. Deze tip heb ik ooit gekregen van Guido Kok die nog veel meer weet over Lastpass en beveiliging waar ik tot op heden dankbaar gebruik van maak.

En wat gebruiken we op online marketing gebied?

Daar ben je natuurlijk wel benieuwd naar. Ook hiervoor gebruiken we verschillende software die beter inzicht gegeven in statistieken en gedrag van je bezoekers. In een ander blog zullen we vertellen over de verschillende online marketing software die we bij Gofunky internetmarketing gebruiken.

Belangrijkse tips om makkelijker online te ondernemen met handige software

Koop software die pijnpunten oplossen of je tijd besparen
Er zijn ontzettend veel mooie en handige software op de markt. Vooral de amerikaanse software is echt een whahalla als je gek bent op mooie online bedrijven maar gebruik alleen software die jouw leven als ondernemer makkelijker maken. Software die je ondersteunt in je processen want soms is het handiger om het op de oudewetse manier (kladblok) te doen.
Let op dat software samenwerkt met je andere tools
Niets is vervelender dan data handmatig over te moeten zetten. Let dat op dat software aansluit op bestaande software en daarmee compatible is.

Deze manier van werken scheelt veel tijd en maakt het samenwerken en ondernemen eenvoudiger met collega’s en klanten. Niet alleen is dit een handige manier voor online specialisten maar ook voor andere branches kan het handig zijn als ik veel bedrijven zie klungelen met hun processen.

Dit is een combinatie die werkt na het testen van vele verschillende software en combinaties. Voor mij een magic combi die mij het leven als online ondernemer een stuk vrolijker zou maken en mij in de mogelijkheid stellen om overal te werken ter wereld.

Heb jij nog tips voor handige software die die het online ondernemer aangenamer maken?

Meer online marketing nieuws?

Lees alle blogs

Duplicate content dankzij Linkedin? Pas er mee op!

Unieke website teksten zijn zeer belangrijk om hoog te ranken in zoekmachine...

Gouden Twitter tips voor meer resultaat en rendement!

Maak van Twitter een zeer krachtig kanaal door rekening te houden met een aa...

Betere posities in Google door een goede website structuur

Wil je goed gevonden worden in Google start bij de structuur van je website en bereik top posities!

Domeinnaam kopen? Doe een domeinnaam onderzoek!

Voordat je geld betaalt voor een goede domeinnaam, is het verstandig om de g...

Social Media Webcare Treds die JIJ moet kennen!

Webcare is tegenwoordig onderdeel van ieder bedrijf. Zorg dat jij dit tip to...

AdWords beheren als Russian Roullete? Ken de gevaren!

Wil je aan de slag met Google Adwords of beheer je al campagnes, zorg dat je...